Lưu trữ hồ sơ công chứng không chỉ là khâu nghiệp vụ mang tính hậu kiểm mà còn là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc của tổ chức hành nghề công chứng và công chứng viên. Trên thực tế, nhiều tranh chấp dân sự, khiếu nại nghề nghiệp và vụ việc bồi thường thiệt hại phát sinh bắt nguồn từ việc không tuân thủ đúng quy định lưu trữ hồ sơ công chứng. Việc vi phạm nghĩa vụ này không chỉ làm suy giảm giá trị chứng cứ của văn bản công chứng mà còn kéo theo trách nhiệm pháp lý đa tầng, từ hành chính, dân sự đến trách nhiệm nghề nghiệp.
1. Nghĩa vụ lưu trữ hồ sơ công chứng theo quy định pháp luật
Theo “Luật Công chứng 2014”, tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm:
Lập hồ sơ công chứng đối với từng hợp đồng, giao dịch;
Lưu trữ đầy đủ hồ sơ công chứng đã lập theo đúng thời hạn;
Bảo đảm an toàn, bảo mật, khả năng tra cứu hồ sơ khi có yêu cầu hợp pháp.
Hồ sơ công chứng không chỉ bao gồm văn bản công chứng đã ký, đóng dấu, mà còn bao gồm toàn bộ giấy tờ, tài liệu làm căn cứ để công chứng viên xác lập tính hợp pháp của giao dịch.
Việc không lưu trữ, lưu trữ không đầy đủ, lưu trữ sai thời hạn hoặc để hư hỏng, thất lạc hồ sơ đều được xem là hành vi vi phạm nghĩa vụ pháp lý trong hoạt động công chứng.
2. Các dạng vi phạm phổ biến trong lưu trữ hồ sơ công chứng
Trong thực tiễn hành nghề, các vi phạm về lưu trữ hồ sơ công chứng thường thể hiện dưới các dạng sau:
Không lập hồ sơ công chứng đầy đủ ngay từ thời điểm công chứng;
Thất lạc một phần hoặc toàn bộ hồ sơ công chứng;
Lưu trữ hồ sơ không đúng thời hạn theo quy định;
Hủy hồ sơ công chứng khi chưa đủ điều kiện pháp luật cho phép;
Không bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin trong hồ sơ lưu trữ;
Không cung cấp được hồ sơ công chứng khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.
Mỗi dạng vi phạm này đều tiềm ẩn trách nhiệm pháp lý khác nhau, tùy theo tính chất và hậu quả phát sinh.
3. Trách nhiệm pháp lý của tổ chức hành nghề công chứng khi vi phạm quy định lưu trữ
3.1. Trách nhiệm hành chính
Khi không tuân thủ quy định lưu trữ hồ sơ công chứng, tổ chức hành nghề công chứng có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định pháp luật về xử phạt trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp.
Các chế tài thường áp dụng bao gồm:
Phạt tiền đối với hành vi không lưu trữ, lưu trữ không đầy đủ hoặc làm mất hồ sơ;
Trong trường hợp việc không tuân thủ quy định lưu trữ hồ sơ công chứng gây thiệt hại cho người yêu cầu công chứng hoặc bên thứ ba, tổ chức hành nghề công chứng có thể phải bồi thường thiệt hại theo quy định của pháp luật dân sự.
Ví dụ:
Không cung cấp được hồ sơ công chứng khi xảy ra tranh chấp, làm mất khả năng chứng minh quyền, nghĩa vụ của đương sự;
Hồ sơ bị thất lạc khiến giao dịch bị nghi ngờ về tính hợp pháp;
Thông tin trong hồ sơ bị lộ, gây thiệt hại về tài sản, uy tín cho các bên.
Trách nhiệm bồi thường trong trường hợp này không phụ thuộc vào lỗi cố ý hay vô ý, mà căn cứ vào hậu quả thiệt hại thực tế phát sinh.
4. Trách nhiệm cá nhân của công chứng viên liên quan đến lưu trữ hồ sơ
4.1. Trách nhiệm nghề nghiệp
Công chứng viên là người trực tiếp lập, kiểm tra và xác nhận hồ sơ công chứng. Khi hồ sơ lưu trữ không đầy đủ hoặc có sai sót nghiêm trọng, công chứng viên có thể phải chịu:
Trách nhiệm kỷ luật nghề nghiệp;
Xử lý theo quy định của tổ chức xã hội – nghề nghiệp công chứng;
Ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín và quá trình hành nghề lâu dài.
Đặc biệt, trong các vụ việc khiếu nại, tố cáo, hồ sơ công chứng lưu trữ là căn cứ quan trọng để bảo vệ công chứng viên. Khi hồ sơ không đầy đủ, công chứng viên thường rơi vào thế bất lợi.
4.2. Trách nhiệm liên đới bồi thường
Trong trường hợp lỗi lưu trữ hồ sơ xuất phát từ hành vi, quyết định chuyên môn của công chứng viên, người này có thể phải chịu trách nhiệm liên đới với tổ chức hành nghề công chứng trong việc bồi thường thiệt hại.
Đây là rủi ro pháp lý thường bị xem nhẹ nhưng có tác động rất lớn đến cá nhân công chứng viên.
5. Hậu quả pháp lý gián tiếp khi không lưu trữ hồ sơ công chứng đúng quy định
Ngoài các trách nhiệm pháp lý trực tiếp, việc vi phạm nghĩa vụ lưu trữ hồ sơ công chứng còn kéo theo nhiều hậu quả pháp lý gián tiếp:
Làm giảm giá trị chứng cứ của văn bản công chứng trước Tòa án;
Gây khó khăn cho hoạt động giải quyết tranh chấp dân sự, thừa kế, nhà đất;
Gia tăng nguy cơ văn bản công chứng bị tuyên vô hiệu hoặc không được công nhận;
Ảnh hưởng đến uy tín, thương hiệu và khả năng cạnh tranh của văn phòng công chứng.
Trong nhiều vụ án, việc không xuất trình được hồ sơ công chứng lưu trữ là nguyên nhân khiến Tòa án phải áp dụng biện pháp đánh giá chứng cứ bất lợi cho tổ chức hành nghề công chứng.
6. Giải pháp hạn chế trách nhiệm pháp lý trong lưu trữ hồ sơ công chứng
Để phòng ngừa rủi ro pháp lý, tổ chức hành nghề công chứng cần:
Thiết lập quy trình lưu trữ hồ sơ chặt chẽ, thống nhất;
Phân định rõ trách nhiệm giữa công chứng viên và bộ phận lưu trữ;
Định kỳ rà soát, kiểm tra tình trạng hồ sơ;
Đẩy mạnh số hóa hồ sơ công chứng nhưng vẫn bảo đảm tuân thủ giới hạn pháp lý;
Tăng cường đào tạo nghiệp vụ lưu trữ cho công chứng viên và nhân sự liên quan.
Không tuân thủ quy định lưu trữ hồ sơ công chứng là hành vi vi phạm nghĩa vụ pháp lý có thể dẫn đến nhiều tầng trách nhiệm khác nhau, từ xử phạt hành chính, bồi thường thiệt hại đến trách nhiệm nghề nghiệp của công chứng viên. Trong bối cảnh tranh chấp dân sự ngày càng phức tạp, hồ sơ công chứng lưu trữ không chỉ là “dấu vết nghiệp vụ” mà còn là lá chắn pháp lý bảo vệ tổ chức hành nghề công chứng trước rủi ro pháp lý. Việc tuân thủ nghiêm túc quy định lưu trữ vì vậy cần được nhìn nhận như một yêu cầu cốt lõi của hoạt động công chứng chuyên nghiệp và bền vững.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
