Trong nhiều tranh chấp dân sự, đặc biệt là tranh chấp hợp đồng, thừa kế, chuyển nhượng nhà đất hoặc ủy quyền, vấn đề cốt lõi mà Tòa án phải làm rõ không chỉ là hình thức của giao dịch mà là ý chí thực sự của các bên tại thời điểm xác lập giao dịch. Khi lời khai của các bên mâu thuẫn hoặc khi một bên cho rằng mình bị ép buộc, lừa dối, không tự nguyện, hồ sơ công chứng lưu trữ trở thành nguồn chứng cứ có giá trị đặc biệt trong việc xác minh ý chí của các chủ thể tham gia giao dịch.
1. Ý chí của các bên – yếu tố nền tảng của hiệu lực giao dịch dân sự
Theo Bộ luật Dân sự 2015, giao dịch dân sự chỉ có hiệu lực khi được xác lập trên cơ sở ý chí tự nguyện, không bị nhầm lẫn, lừa dối, đe dọa, cưỡng ép. Trong thực tiễn tranh chấp, các bên thường phủ nhận ý chí ban đầu của mình bằng các lập luận như:
Không trực tiếp ký kết văn bản;
Không hiểu rõ nội dung giao dịch;
Bị tác động tâm lý, ép buộc hoặc lợi dụng tình trạng sức khỏe.
Trong bối cảnh đó, việc xác minh ý chí không thể chỉ dựa vào lời khai chủ quan mà cần dựa trên dấu vết pháp lý khách quan, trong đó hồ sơ công chứng lưu trữ giữ vai trò trung tâm.
2. Hồ sơ công chứng lưu trữ – dấu vết pháp lý của quá trình hình thành ý chí
Hồ sơ công chứng không chỉ là bản hợp đồng, giao dịch đã được công chứng, mà là tập hợp toàn bộ tài liệu phản ánh quá trình xác lập ý chí của các bên. Theo Luật Công chứng 2024, hồ sơ công chứng phải thể hiện đầy đủ:
Phiếu yêu cầu công chứng;
Dự thảo hợp đồng hoặc nội dung giao dịch;
Giấy tờ tùy thân của các bên;
Ghi nhận việc công chứng viên giải thích quyền, nghĩa vụ và hậu quả pháp lý;
Việc ký, điểm chỉ trước sự chứng kiến của công chứng viên.
Chính tính “quá trình” này giúp hồ sơ công chứng lưu trữ trở thành căn cứ quan trọng để đánh giá ý chí thực sự của các bên khi tranh chấp phát sinh.
>>> Xem thêm: Tư vấn miễn phí từdịch vụ làm sổ đỏ: Có thật sự hiệu quả?
3. Vai trò của hồ sơ công chứng lưu trữ trong việc xác minh ý chí tự nguyện
3.1. Chứng minh sự có mặt và tham gia thực tế của các bên
Khi một bên cho rằng mình không trực tiếp tham gia giao dịch hoặc chữ ký bị giả mạo, hồ sơ công chứng lưu trữ giúp xác định:
Người ký có trực tiếp có mặt tại thời điểm công chứng hay không;
Việc ký hoặc điểm chỉ có diễn ra trước sự chứng kiến của công chứng viên hay không;
Có sự tham gia của người làm chứng trong các trường hợp đặc biệt hay không.
Những thông tin này là căn cứ quan trọng để bác bỏ hoặc chấp nhận lập luận phủ nhận ý chí của một bên.
3.2. Căn cứ đánh giá mức độ hiểu biết và nhận thức của các bên
Trong nhiều tranh chấp, một bên cho rằng mình không hiểu rõ nội dung giao dịch, đặc biệt là người cao tuổi, người hạn chế về nhận thức hoặc người không biết chữ. Hồ sơ công chứng lưu trữ thể hiện:
Việc công chứng viên đã giải thích nội dung, quyền và nghĩa vụ;
Cách thức thể hiện ý chí (ký, điểm chỉ, có người làm chứng);
Ghi chú nghiệp vụ về tình trạng sức khỏe, nhận thức của người ký.
Đây là những căn cứ quan trọng để Tòa án đánh giá liệu ý chí được thể hiện có thực sự tự nguyện và có nhận thức đầy đủ hay không.
4. Hồ sơ công chứng lưu trữ trong việc đối chiếu giữa hình thức và bản chất giao dịch
Không ít tranh chấp phát sinh từ các giao dịch bị cho là giả tạo hoặc nhằm che giấu một quan hệ pháp lý khác. Trong các trường hợp này, hồ sơ công chứng lưu trữ giúp:
Đối chiếu nội dung hợp đồng với mục đích thể hiện trong phiếu yêu cầu công chứng;
Xác định giá trị giao dịch, thời điểm xác lập, hoàn cảnh ký kết;
Phát hiện các dấu hiệu bất thường trong quá trình công chứng.
Từ đó, cơ quan xét xử có cơ sở đánh giá liệu ý chí thể hiện trong văn bản công chứng có phù hợp với bản chất thực tế của giao dịch hay không.
5. Giá trị chứng cứ của hồ sơ công chứng lưu trữ trong tố tụng
Theo pháp luật tố tụng dân sự, văn bản công chứng có giá trị chứng cứ và những tình tiết, sự kiện trong văn bản công chứng không phải chứng minh, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên vô hiệu. Tuy nhiên, khi ý chí của các bên bị tranh chấp, hồ sơ công chứng lưu trữ chính là căn cứ để:
Bảo vệ giá trị chứng cứ của văn bản công chứng;
Làm rõ quy trình công chứng có hợp pháp hay không;
Phân định trách nhiệm giữa các bên và tổ chức hành nghề công chứng.
Trong nhiều vụ án, việc cung cấp đầy đủ hồ sơ công chứng lưu trữ đã giúp Tòa án bác bỏ yêu cầu tuyên giao dịch vô hiệu do không chứng minh được sự vi phạm ý chí.
6. Hệ quả pháp lý khi hồ sơ công chứng không được lưu trữ đầy đủ
Nếu hồ sơ công chứng lưu trữ không đầy đủ hoặc bị thất lạc, việc xác minh ý chí các bên sẽ gặp nhiều khó khăn, kéo theo các hệ quả:
Gia tăng khả năng giao dịch bị tuyên vô hiệu do không chứng minh được tính tự nguyện;
Phát sinh trách nhiệm bồi thường của tổ chức hành nghề công chứng;
Làm suy giảm niềm tin vào giá trị an toàn pháp lý của hoạt động công chứng.
Điều này cho thấy lưu trữ hồ sơ công chứng không chỉ là nghĩa vụ hành chính mà là yếu tố bảo đảm hiệu lực thực tế của giao dịch dân sự.
Kết luận
Hồ sơ công chứng lưu trữ đóng vai trò then chốt trong việc xác minh ý chí thực sự của các bên khi phát sinh tranh chấp. Với tư cách là dấu vết pháp lý phản ánh toàn bộ quá trình xác lập giao dịch, hồ sơ công chứng giúp cơ quan có thẩm quyền đánh giá tính tự nguyện, nhận thức và bản chất giao dịch một cách khách quan, toàn diện. Trong bối cảnh tranh chấp dân sự ngày càng phức tạp, việc lưu trữ đầy đủ, khoa học và lâu dài hồ sơ công chứng chính là nền tảng quan trọng để bảo vệ giá trị pháp lý của giao dịch và quyền lợi hợp pháp của các bên liên quan.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
