Giả mạo chữ ký trong văn bản công chứng là một trong những nguyên nhân nghiêm trọng làm phát sinh tranh chấp dân sự, thậm chí kéo theo trách nhiệm hình sự và trách nhiệm bồi thường của các chủ thể liên quan. Trong các vụ việc này, hồ sơ công chứng được lưu trữ giữ vai trò then chốt trong việc xác minh tính xác thực của giao dịch, làm rõ quy trình công chứng và phân định trách nhiệm pháp lý của công chứng viên cũng như tổ chức hành nghề công chứng. Do đó, việc lưu trữ hồ sơ công chứng trong trường hợp có nghi vấn giả mạo chữ ký không chỉ mang ý nghĩa nghiệp vụ mà còn có giá trị pháp lý đặc biệt quan trọng.
1. Giả mạo chữ ký trong giao dịch công chứng và hệ quả pháp lý
Theo Bộ luật Dân sự 2015, giao dịch dân sự chỉ có hiệu lực khi được xác lập trên cơ sở ý chí tự nguyện của các bên. Trường hợp chữ ký bị giả mạo, giao dịch có thể bị tuyên vô hiệu do giả tạo, do bị lừa dối hoặc do không có sự tham gia thực sự của chủ thể ký kết.
Trong thực tiễn, nhiều hợp đồng, giao dịch đã được công chứng vẫn bị khởi kiện với lý do chữ ký của một bên không phải do chính họ thực hiện. Khi đó, câu hỏi pháp lý trọng tâm không chỉ là chữ ký có thật hay không, mà còn là:
Quy trình công chứng có được thực hiện đúng quy định hay không;
Công chứng viên đã trực tiếp chứng kiến việc ký hay chưa;
Hồ sơ công chứng lưu trữ có phản ánh đầy đủ quá trình công chứng hay không.
2. Căn cứ pháp luật về lưu trữ hồ sơ công chứng trong trường hợp có nghi vấn giả mạo chữ ký
Luật Công chứng 2024 quy định rõ trách nhiệm của tổ chức hành nghề công chứng trong việc lập và lưu trữ hồ sơ công chứng. Theo đó, hồ sơ công chứng phải thể hiện đầy đủ:
Phiếu yêu cầu công chứng;
Dự thảo hợp đồng, giao dịch;
Giấy tờ tùy thân của người yêu cầu công chứng;
Bản chính văn bản đã được công chứng;
Các tài liệu ghi nhận quá trình kiểm tra, giải thích và ký kết.
Đặc biệt, luật yêu cầu công chứng viên phải trực tiếp chứng kiến việc ký hoặc điểm chỉ, trừ trường hợp ký trước nhưng phải được xác nhận theo đúng trình tự pháp luật. Do đó, hồ sơ công chứng lưu trữ chính là căn cứ pháp lý để chứng minh việc tuân thủ hay vi phạm nghĩa vụ này khi phát sinh nghi vấn giả mạo chữ ký.
3. Vai trò của hồ sơ công chứng lưu trữ trong việc làm rõ nghi vấn giả mạo chữ ký
3.1. Căn cứ xác minh quá trình ký kết văn bản công chứng
Khi có tranh chấp về chữ ký, hồ sơ công chứng lưu trữ giúp cơ quan có thẩm quyền xác định:
Người ký có trực tiếp có mặt tại thời điểm công chứng hay không;
Việc ký có diễn ra trước sự chứng kiến của công chứng viên hay không;
Có dấu hiệu bất thường nào trong hồ sơ như giấy tờ tùy thân không thống nhất, chữ ký trong hồ sơ khác biệt rõ rệt với chữ ký mẫu.
3.2. Cơ sở đánh giá trách nhiệm của công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng
Trong các vụ việc có nghi vấn giả mạo chữ ký, hồ sơ công chứng lưu trữ là căn cứ trực tiếp để xem xét:
Công chứng viên có thực hiện đúng nghĩa vụ kiểm tra nhân thân hay không;
Có trực tiếp chứng kiến việc ký hay chỉ xác nhận trên hồ sơ;
Có ghi nhận đầy đủ diễn biến công chứng trong hồ sơ hay không.
Nếu hồ sơ thể hiện đầy đủ quá trình công chứng, có chữ ký, điểm chỉ, ghi chú nghiệp vụ rõ ràng, thì đây là cơ sở quan trọng để loại trừ hoặc giảm nhẹ trách nhiệm pháp lý của công chứng viên.
4. Ý nghĩa của việc lưu trữ hồ sơ công chứng trong hoạt động giám định chữ ký
Khi có nghi vấn giả mạo chữ ký, Tòa án hoặc cơ quan điều tra thường trưng cầu giám định. Hồ sơ công chứng lưu trữ cung cấp:
Bản gốc chữ ký bị nghi ngờ;
Các chữ ký đối chiếu được lưu trong cùng hồ sơ;
Thông tin về thời điểm, điều kiện ký kết văn bản.
Nhờ đó, hoạt động giám định chữ ký có cơ sở khoa học và pháp lý rõ ràng hơn, hạn chế việc suy đoán chủ quan hoặc thiếu căn cứ.
5. Ví dụ minh họa từ thực tiễn giải quyết tranh chấp
Ví dụ, trong một vụ tranh chấp hợp đồng ủy quyền liên quan đến chuyển nhượng quyền sử dụng đất, bên ủy quyền khởi kiện cho rằng chữ ký trong hợp đồng công chứng không phải do mình ký. Tòa án đã yêu cầu văn phòng công chứng cung cấp hồ sơ công chứng lưu trữ.
Qua đối chiếu, hồ sơ thể hiện:
Phiếu yêu cầu công chứng có chữ ký trùng khớp với chữ ký trong hợp đồng;
Bản sao giấy tờ tùy thân có ảnh và thông tin phù hợp;
Ghi chú nghiệp vụ của công chứng viên về việc trực tiếp chứng kiến ký kết.
Kết quả giám định chữ ký kết hợp với hồ sơ công chứng lưu trữ cho thấy chữ ký là thật, từ đó Tòa án bác yêu cầu tuyên hợp đồng vô hiệu. Trường hợp này cho thấy giá trị chứng cứ đặc biệt của hồ sơ công chứng lưu trữ khi có nghi vấn giả mạo chữ ký.
6. Hậu quả pháp lý nếu hồ sơ công chứng không được lưu trữ đầy đủ
Ngược lại, nếu hồ sơ công chứng bị thiếu, thất lạc hoặc không phản ánh đầy đủ quá trình ký kết, tổ chức hành nghề công chứng có thể đối mặt với:
Khó khăn trong việc chứng minh tính hợp pháp của hoạt động công chứng;
Nguy cơ phát sinh trách nhiệm bồi thường nếu gây thiệt hại cho người yêu cầu công chứng;
Trách nhiệm hành chính hoặc trách nhiệm nghề nghiệp của công chứng viên.
Trong bối cảnh tranh chấp về chữ ký ngày càng gia tăng, việc lưu trữ hồ sơ công chứng đầy đủ và khoa học trở thành yêu cầu mang tính sống còn đối với hoạt động công chứng.
Việc lưu trữ hồ sơ công chứng khi có nghi vấn giả mạo chữ ký không chỉ là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc mà còn là công cụ quan trọng để bảo vệ tính an toàn pháp lý của giao dịch, quyền lợi của các bên và uy tín nghề nghiệp của công chứng viên. Hồ sơ công chứng lưu trữ đầy đủ, chính xác chính là “dấu vết pháp lý” giúp cơ quan có thẩm quyền làm rõ sự thật khách quan, phân định đúng – sai và xử lý tranh chấp một cách công bằng, đúng pháp luật.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
