Trong thực tiễn xét xử và giải quyết tranh chấp dân sự, không ít hợp đồng, giao dịch đã được công chứng nhưng sau đó vẫn bị Tòa án tuyên vô hiệu do vi phạm điều kiện có hiệu lực theo quy định của pháp luật. Trong những trường hợp này, hồ sơ công chứng lưu trữ không chỉ còn ý nghĩa quản lý hành chính mà trở thành nguồn chứng cứ đặc biệt quan trọng để xác định nguyên nhân vô hiệu, trách nhiệm của các bên và cách thức giải quyết hậu quả pháp lý. Việc lưu trữ đầy đủ, chính xác hồ sơ công chứng vì vậy giữ vai trò then chốt trong bảo đảm an toàn pháp lý cho cả người dân và tổ chức hành nghề công chứng.
>>> Xem thêm: Có nên ký hợp đồng ngay tạivăn phòng công chứng hay mang về đọc trước?
1. Hợp đồng vô hiệu và mối liên hệ với hoạt động công chứng
Theo quy định của pháp luật dân sự, hợp đồng vô hiệu là hợp đồng không làm phát sinh, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự của các bên kể từ thời điểm giao kết. Các căn cứ làm hợp đồng vô hiệu thường gặp bao gồm:
Vi phạm điều cấm của luật, trái đạo đức xã hội;
Chủ thể không có năng lực hành vi dân sự phù hợp;
Ý chí không tự nguyện (bị lừa dối, đe dọa, cưỡng ép);
Mục đích, nội dung giao dịch giả tạo;
Không tuân thủ hình thức bắt buộc theo quy định pháp luật.
Trong nhiều trường hợp, dù hợp đồng đã được công chứng hợp pháp về hình thức, nhưng vẫn có thể bị tuyên vô hiệu khi Tòa án xem xét bản chất giao dịch và điều kiện chủ thể.
2. Nghĩa vụ lưu trữ hồ sơ công chứng đối với hợp đồng bị vô hiệu
2.1. Hợp đồng vô hiệu vẫn phải lưu trữ hồ sơ công chứng
Một nguyên tắc quan trọng cần khẳng định là: Việc hợp đồng bị tuyên vô hiệu không làm chấm dứt nghĩa vụ lưu trữ hồ sơ công chứng.
Theo “Luật Công chứng 2014”, tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm lưu trữ toàn bộ hồ sơ công chứng đã lập, không phân biệt hợp đồng đó sau này có bị tuyên vô hiệu hay không. Hồ sơ công chứng trong trường hợp này vẫn được lưu trữ theo đúng thời hạn luật định, thường là:
Ít nhất 20 năm đối với hợp đồng, giao dịch;
Trên thực tế, nhiều hồ sơ liên quan đến nhà đất hoặc tài sản lớn được lưu trữ lâu dài hoặc vĩnh viễn.
2.2. Phạm vi hồ sơ công chứng có ý nghĩa khi hợp đồng vô hiệu
Hồ sơ công chứng lưu trữ liên quan đến hợp đồng vô hiệu không chỉ bao gồm văn bản công chứng, mà còn bao gồm:
Phiếu yêu cầu công chứng;
Giấy tờ tùy thân của các bên;
Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản;
Tài liệu xác minh năng lực hành vi, tình trạng hôn nhân;
Bản ghi nhận việc giải thích pháp luật, ý chí tự nguyện (nếu có);
Các tài liệu khác do công chứng viên thu thập trong quá trình hành nghề.
Chính các tài liệu này là cơ sở để cơ quan có thẩm quyền xem xét trách nhiệm pháp lý của từng chủ thể.
3.2. Làm rõ vai trò và trách nhiệm của công chứng viên
Trong các vụ án liên quan đến hợp đồng vô hiệu, một nội dung thường được xem xét là công chứng viên có vi phạm nghĩa vụ nghề nghiệp hay không. Hồ sơ công chứng lưu trữ là căn cứ để xác định:
Công chứng viên đã kiểm tra đầy đủ hồ sơ hay chưa;
Đã giải thích rõ quyền, nghĩa vụ và hậu quả pháp lý cho các bên hay chưa;
Có bỏ qua dấu hiệu rủi ro pháp lý rõ ràng hay không.
Từ đó, làm cơ sở xem xét trách nhiệm bồi thường của tổ chức hành nghề công chứng, nếu có thiệt hại phát sinh.
4. Vai trò của hồ sơ công chứng trong giải quyết hậu quả pháp lý của hợp đồng vô hiệu
4.1. Hoàn trả tài sản và giá trị đã nhận
Theo quy định của Bộ luật Dân sự, khi hợp đồng vô hiệu, các bên phải hoàn trả cho nhau những gì đã nhận, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Hồ sơ công chứng lưu trữ giúp xác định:
Thời điểm giao kết hợp đồng;
Nội dung thỏa thuận cụ thể;
Giá trị tài sản, phương thức thanh toán;
Ý chí ban đầu của các bên.
Đây là căn cứ quan trọng để Tòa án quyết định phạm vi hoàn trả và phương thức hoàn trả.
4.2. Xác định nghĩa vụ bồi thường thiệt hại
Trường hợp hợp đồng vô hiệu gây thiệt hại, bên có lỗi phải bồi thường. Hồ sơ công chứng lưu trữ được sử dụng để:
Đánh giá mức độ lỗi của từng bên;
Xác định mối quan hệ nhân quả giữa hành vi vi phạm và thiệt hại;
Xem xét trách nhiệm liên đới của các chủ thể có liên quan.
Việc thiếu hồ sơ công chứng hoặc hồ sơ không đầy đủ có thể dẫn đến khó khăn nghiêm trọng trong việc giải quyết hậu quả pháp lý.
5. Ý nghĩa thực tiễn của việc lưu trữ hồ sơ công chứng trong các vụ việc hợp đồng vô hiệu
Từ góc độ thực tiễn, hồ sơ công chứng lưu trữ đối với hợp đồng vô hiệu có vai trò:
Bảo đảm tính khách quan khi giải quyết tranh chấp;
Hạn chế tranh chấp kéo dài do thiếu chứng cứ;
Bảo vệ trách nhiệm nghề nghiệp của công chứng viên;
Tăng cường niềm tin của người dân vào hoạt động công chứng.
Có thể khẳng định, trong nhiều vụ việc, hồ sơ công chứng lưu trữ chính là “trục chứng cứ” trung tâm để giải quyết toàn bộ hậu quả pháp lý của hợp đồng vô hiệu.
Hợp đồng bị tuyên vô hiệu không làm mất đi giá trị pháp lý của hồ sơ công chứng lưu trữ, mà ngược lại, còn làm nổi bật vai trò đặc biệt quan trọng của hồ sơ này trong việc xác định nguyên nhân vô hiệu và giải quyết hậu quả pháp lý. Việc lưu trữ đầy đủ, đúng thời hạn và đúng quy định không chỉ là nghĩa vụ pháp lý của tổ chức hành nghề công chứng, mà còn là cơ chế bảo vệ an toàn pháp lý lâu dài cho các bên trong giao dịch dân sự và cho chính hoạt động công chứng.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
