Hồ sơ công chứng hư hỏng do thiên tai: Trách nhiệm pháp lý
Trong hoạt động công chứng, hồ sơ công chứng không chỉ là tài liệu nghiệp vụ mà còn là chứng cứ pháp lý quan trọng phục vụ việc bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của các bên và giải quyết tranh chấp phát sinh trong tương lai. Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều tổ chức hành nghề công chứng phải đối mặt với rủi ro khách quan như lũ lụt, hỏa hoạn, sạt lở, bão lớn… dẫn đến việc hồ sơ công chứng lưu trữ bị hư hỏng hoặc mất mát. Vấn đề đặt ra là: trong trường hợp này, tổ chức hành nghề công chứng có phải chịu trách nhiệm pháp lý hay không, và phạm vi trách nhiệm được xác định như thế nào theo quy định pháp luật hiện hành?
1. Nghĩa vụ pháp lý của tổ chức hành nghề công chứng đối với hồ sơ lưu trữ
Theo Luật Công chứng 2024, tổ chức hành nghề công chứng có nghĩa vụ lập, quản lý và lưu trữ đầy đủ hồ sơ công chứng đã thực hiện. Hồ sơ công chứng phải được bảo quản an toàn, nguyên vẹn, bảo đảm khả năng khai thác, sử dụng trong suốt thời hạn lưu trữ theo luật định.
Nghĩa vụ lưu trữ không chỉ dừng lại ở việc “có hồ sơ”, mà còn bao gồm:
Bảo đảm điều kiện vật chất phù hợp cho kho lưu trữ;
Áp dụng biện pháp phòng ngừa rủi ro đối với hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử;
Tổ chức quản lý, kiểm soát việc tiếp cận và sử dụng hồ sơ công chứng.
Do đó, khi hồ sơ công chứng bị hư hỏng do thiên tai, cần xem xét mức độ tuân thủ nghĩa vụ phòng ngừa và bảo quản của tổ chức hành nghề công chứng.
2. Thiên tai có được coi là sự kiện bất khả kháng trong hoạt động lưu trữ hồ sơ công chứng?
Theo Bộ luật Dân sự 2015, sự kiện bất khả kháng là sự kiện xảy ra một cách khách quan, không thể lường trước và không thể khắc phục được mặc dù đã áp dụng mọi biện pháp cần thiết và khả năng cho phép.
Thiên tai như bão, lũ, động đất, hỏa hoạn do nguyên nhân tự nhiên có thể được xem là sự kiện bất khả kháng nếu đồng thời đáp ứng đủ ba điều kiện:
Xảy ra khách quan;
Không thể lường trước;
Không thể khắc phục dù đã áp dụng biện pháp cần thiết.
Tuy nhiên, không phải mọi trường hợp hồ sơ bị hư hỏng do thiên tai đều đương nhiên được miễn trách nhiệm. Cơ quan có thẩm quyền sẽ xem xét liệu tổ chức hành nghề công chứng đã:
Bố trí kho lưu trữ phù hợp với điều kiện địa lý;
Có phương án phòng, chống thiên tai;
Thực hiện sao lưu, số hóa hồ sơ theo khả năng cho phép hay chưa.
>>> Xem thêm: Lợi ích thật khi sử dụngdịch vụ làm sổ đỏ chuyên nghiệp
3. Trách nhiệm pháp lý của tổ chức hành nghề công chứng khi hồ sơ bị hư hỏng do thiên tai
3.1. Trách nhiệm quản lý và chứng minh đã thực hiện đầy đủ nghĩa vụ
Trong trường hợp hồ sơ công chứng bị hư hỏng do thiên tai, tổ chức hành nghề công chứng có nghĩa vụ:
Lập biên bản ghi nhận sự việc;
Xác định nguyên nhân, phạm vi và mức độ thiệt hại;
Thông báo kịp thời cho cơ quan quản lý nhà nước về công chứng.
Hồ sơ lưu trữ, sổ sách quản lý, quy trình bảo quản và các biện pháp phòng ngừa đã áp dụng sẽ là căn cứ để chứng minh tổ chức hành nghề công chứng không có lỗi hoặc đã thực hiện đầy đủ nghĩa vụ theo luật.
3.2. Trách nhiệm bồi thường thiệt hại trong trường hợp có lỗi
Nếu hồ sơ bị hư hỏng do thiên tai nhưng có căn cứ cho thấy:
Kho lưu trữ không đáp ứng điều kiện an toàn tối thiểu;
Không có phương án phòng ngừa rủi ro dù thiên tai có thể dự liệu;
Buông lỏng quản lý, bảo quản hồ sơ;
thì tổ chức hành nghề công chứng vẫn có thể bị xem xét trách nhiệm bồi thường thiệt hại nếu việc mất hoặc hư hỏng hồ sơ gây ảnh hưởng đến quyền, lợi ích hợp pháp của người yêu cầu công chứng.
Việc bồi thường trong trường hợp này được xác định theo nguyên tắc bồi thường ngoài hợp đồng, trên cơ sở lỗi và mối quan hệ nhân quả giữa hành vi vi phạm nghĩa vụ lưu trữ và thiệt hại thực tế phát sinh.
4. Trách nhiệm hành chính và trách nhiệm nghề nghiệp liên quan
Ngoài trách nhiệm dân sự, tổ chức hành nghề công chứng còn có thể đối mặt với:
Trách nhiệm hành chính nếu vi phạm quy định về lưu trữ hồ sơ công chứng;
Trách nhiệm nghề nghiệp của công chứng viên nếu có dấu hiệu vi phạm nghĩa vụ quản lý hồ sơ.
Đặc biệt, trong hoạt động thanh tra, kiểm tra, việc không cung cấp được hồ sơ công chứng do hư hỏng sẽ được xem xét trên cơ sở nguyên nhân cụ thể, mức độ phòng ngừa và thiện chí khắc phục của tổ chức hành nghề công chứng.
>>> Xem thêm: Công chứng tặng cho tài sản khi người được tặng là trẻ vị thành niên
5. Ý nghĩa của việc phòng ngừa rủi ro thiên tai trong lưu trữ hồ sơ công chứng
Từ góc độ quản trị rủi ro pháp lý, việc chuẩn bị phương án lưu trữ an toàn trước thiên tai có ý nghĩa quan trọng:
Giảm thiểu nguy cơ phát sinh trách nhiệm bồi thường;
Bảo vệ uy tín nghề nghiệp của tổ chức hành nghề công chứng;
Đảm bảo giá trị pháp lý lâu dài của hồ sơ công chứng khi xảy ra tranh chấp.
Xu hướng số hóa hồ sơ công chứng hiện nay cũng được xem là một trong những giải pháp quan trọng nhằm hạn chế rủi ro do thiên tai gây ra đối với hồ sơ giấy truyền thống.
Kết luận
Trong trường hợp hồ sơ công chứng lưu trữ bị hư hỏng do thiên tai, trách nhiệm của tổ chức hành nghề công chứng không được xác định một cách máy móc mà phải dựa trên việc đánh giá đầy đủ yếu tố bất khả kháng và mức độ tuân thủ nghĩa vụ lưu trữ theo quy định pháp luật. Thiên tai có thể là căn cứ để loại trừ trách nhiệm, nhưng chỉ khi tổ chức hành nghề công chứng chứng minh được rằng mình đã thực hiện đầy đủ các biện pháp cần thiết để bảo quản hồ sơ. Việc chủ động phòng ngừa, quản lý chặt chẽ và xây dựng hệ thống lưu trữ an toàn chính là chìa khóa bảo đảm an toàn pháp lý lâu dài cho hoạt động công chứng.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
