Ghi nhận thời điểm công chứng trong hồ sơ có ý nghĩa gì?
Trong hoạt động công chứng, thời điểm công chứng không chỉ là yếu tố mang tính thủ tục mà còn có giá trị quyết định đối với hiệu lực pháp lý của hợp đồng, giao dịch. Việc ghi nhận thời điểm công chứng trong hồ sơ lưu trữ là căn cứ quan trọng để xác định thời điểm phát sinh quyền, nghĩa vụ dân sự, cũng như trách nhiệm của công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng. Trên thực tế, nhiều tranh chấp và kết luận thanh tra đã xuất phát từ việc ghi nhận thời điểm công chứng không chính xác hoặc không nhất quán giữa các tài liệu trong hồ sơ. Do đó, phân tích yêu cầu pháp lý và ý nghĩa của việc ghi nhận thời điểm công chứng trong hồ sơ lưu trữ là vấn đề cần được làm rõ.
>>> Xem thêm: Lưu ý quan trọng khi công chứng hợp đồng vay tiền tại văn phòng công chứng
1. Thời điểm công chứng và giá trị pháp lý của văn bản công chứng
Theo Điều 2 Luật Công chứng 2014: “Văn bản công chứng có hiệu lực kể từ ngày được công chứng viên ký và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng”.
Quy định này cho thấy thời điểm công chứng là mốc pháp lý để:
Xác định thời điểm phát sinh hiệu lực của hợp đồng, giao dịch
Phân định trách nhiệm pháp lý của các bên
Làm căn cứ áp dụng pháp luật trong trường hợp có thay đổi quy định
Do đó, việc ghi nhận đúng và thống nhất thời điểm công chứng trong hồ sơ lưu trữ là yêu cầu bắt buộc.
2. Hồ sơ công chứng và yêu cầu ghi nhận thời điểm công chứng
2.1. Thành phần hồ sơ công chứng có liên quan đến thời điểm công chứng
Theo Điều 40 và Điều 41 Luật Công chứng 2014, hồ sơ công chứng bao gồm:
Phiếu yêu cầu công chứng
Dự thảo hợp đồng, giao dịch
Bản chính văn bản công chứng
Các giấy tờ kèm theo khác
Trong đó, thời điểm công chứng phải được thể hiện nhất quán trên:
Văn bản công chứng
Sổ công chứng
Phiếu yêu cầu công chứng
Các tài liệu nghiệp vụ liên quan
Sự không thống nhất giữa các tài liệu này có thể làm phát sinh nghi ngờ về tính hợp pháp của hoạt động công chứng.
2.2. Ghi nhận thời điểm công chứng trong sổ công chứng và hồ sơ lưu trữ
Theo Điều 62 Luật Công chứng 2014: “Việc công chứng phải được ghi vào sổ công chứng theo thứ tự thời gian”.
Quy định này đặt ra yêu cầu:
Thời điểm công chứng phải được ghi nhận chính xác theo trình tự phát sinh
Không được ghi lùi thời gian hoặc ghi trước thời điểm thực tế
Bảo đảm tính liên tục, logic của hồ sơ lưu trữ
Việc ghi sai thời điểm công chứng có thể bị coi là vi phạm nghiêm trọng quy định về hành nghề công chứng.
4. Rủi ro pháp lý khi ghi nhận sai hoặc không rõ thời điểm công chứng
4.1. Nguy cơ hợp đồng bị tranh chấp hoặc vô hiệu
Nếu hồ sơ lưu trữ thể hiện thời điểm công chứng không thống nhất, các bên có thể viện dẫn để cho rằng:
Hợp đồng chưa phát sinh hiệu lực tại thời điểm giao dịch
Có hành vi gian dối trong hoạt động công chứng
Giao dịch vi phạm điều cấm hoặc trình tự pháp luật
Điều này làm gia tăng nguy cơ hợp đồng bị tuyên vô hiệu theo Điều 117 hoặc Điều 123 Bộ luật Dân sự 2015.
4.2. Trách nhiệm pháp lý của tổ chức hành nghề công chứng
Theo Điều 38 Luật Công chứng 2014: “Tổ chức hành nghề công chứng phải bồi thường thiệt hại do lỗi của công chứng viên gây ra trong khi hành nghề”.
Việc ghi nhận sai thời điểm công chứng trong hồ sơ lưu trữ có thể dẫn đến:
Trách nhiệm bồi thường thiệt hại
Xử phạt vi phạm hành chính
Xử lý kỷ luật hoặc thu hồi thẻ công chứng viên
5. Vai trò của hồ sơ lưu trữ trong thanh tra, kiểm tra hoạt động công chứng
Theo Điều 61 Luật Công chứng 2014: “Hồ sơ công chứng phải được lưu trữ đầy đủ, chính xác, bảo đảm giá trị sử dụng lâu dài”.
Trong hoạt động thanh tra, kiểm tra, thời điểm công chứng trong hồ sơ lưu trữ là tiêu chí quan trọng để:
Đánh giá tính tuân thủ pháp luật của tổ chức hành nghề công chứng
Phát hiện hành vi ghi lùi ngày, ghi khống thời điểm công chứng
Xác định mức độ vi phạm và trách nhiệm pháp lý liên quan
6. Ví dụ thực tiễn
Một hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất có thời điểm công chứng ghi trên văn bản là ngày 10/3, nhưng sổ công chứng và phiếu yêu cầu công chứng lại thể hiện ngày 12/3. Khi xảy ra tranh chấp, sự không thống nhất này khiến Tòa án yêu cầu làm rõ quy trình công chứng, đồng thời đặt nghi vấn về tính hợp pháp của thời điểm phát sinh hiệu lực hợp đồng.
Ghi nhận thời điểm công chứng trong hồ sơ lưu trữ không chỉ là yêu cầu nghiệp vụ mà còn là yếu tố cốt lõi bảo đảm hiệu lực pháp lý, tính minh bạch và an toàn của giao dịch dân sự. Việc ghi nhận chính xác, thống nhất và đúng trình tự thời gian giúp phòng ngừa tranh chấp, bảo vệ quyền lợi của các bên và hạn chế rủi ro trách nhiệm cho công chứng viên cũng như tổ chức hành nghề công chứng.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
