Lưu trữ hồ sơ công chứng thỏa thuận phân chia tài sản
Trong thực tiễn hành nghề công chứng, văn bản thỏa thuận phân chia tài sản là loại giao dịch được lập khá phổ biến, đặc biệt trong các trường hợp phân chia di sản thừa kế, phân chia tài sản chung của vợ chồng hoặc đồng sở hữu. Tuy nhiên, không ít tổ chức hành nghề công chứng và người dân còn chưa nhận thức đầy đủ về thời hạn lưu trữ hồ sơ công chứng đối với loại văn bản này. Việc xác định đúng thời hạn lưu trữ không chỉ là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc mà còn có ý nghĩa quan trọng trong bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của các bên khi phát sinh tranh chấp sau này.
>>> Xem thêm: 5 thay đổi lớn trong quy định dành chovăn phòng công chứng năm 2026
1. Văn bản thỏa thuận phân chia tài sản và đặc thù pháp lý
Văn bản thỏa thuận phân chia tài sản là văn bản ghi nhận sự thống nhất ý chí của các chủ thể về việc xác định phần quyền, phần tài sản cụ thể của từng người đối với tài sản chung. Trong hoạt động công chứng, văn bản này thường phát sinh trong các trường hợp:
Thỏa thuận phân chia di sản thừa kế;
Thỏa thuận phân chia tài sản chung của vợ chồng trong thời kỳ hôn nhân hoặc khi chấm dứt hôn nhân;
Thỏa thuận phân chia tài sản chung của những người đồng sở hữu.
Do liên quan trực tiếp đến quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản – đặc biệt là nhà đất, nên hồ sơ công chứng của loại văn bản này có giá trị pháp lý lâu dài và thường được sử dụng làm chứng cứ trong nhiều năm sau.
2. Căn cứ pháp lý về thời hạn lưu trữ hồ sơ công chứng
2.1. Quy định chung về lưu trữ hồ sơ công chứng
Theo quy định tại “Điều 61 Luật Công chứng 2014”, tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm lưu trữ đầy đủ, an toàn hồ sơ công chứng do mình lập theo thời hạn luật định.
Bên cạnh đó, “Điều 17 Nghị định số 29/2015/NĐ-CP” (được sửa đổi, bổ sung bởi các văn bản liên quan) và các văn bản hướng dẫn của Bộ Tư pháp cũng xác định rõ thời hạn lưu trữ tối thiểu đối với từng nhóm hồ sơ công chứng.
2.2. Thời hạn lưu trữ đối với văn bản thỏa thuận phân chia tài sản
Xét về bản chất pháp lý, văn bản thỏa thuận phân chia tài sản thuộc nhóm hợp đồng, giao dịch liên quan đến quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản, do đó thời hạn lưu trữ hồ sơ công chứng được áp dụng như sau:
Thời hạn lưu trữ tối thiểu là 20 năm, kể từ ngày văn bản được công chứng;
Trường hợp văn bản liên quan đến bất động sản, trên thực tế nhiều tổ chức hành nghề công chứng áp dụng cơ chế lưu trữ lâu dài hoặc vĩnh viễn nhằm bảo đảm khả năng tra cứu, đối chiếu khi phát sinh tranh chấp.
Việc áp dụng thời hạn lưu trữ dài hơn mức tối thiểu không trái luật và được xem là biện pháp quản trị rủi ro nghề nghiệp phù hợp.
3. Phân biệt thời hạn lưu trữ hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử
3.1. Đối với hồ sơ công chứng bằng giấy
Hồ sơ công chứng giấy của văn bản thỏa thuận phân chia tài sản bao gồm:
Bản chính văn bản công chứng;
Bản sao giấy tờ tùy thân;
Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản;
Các tài liệu xác minh, giải trình khác (nếu có).
Toàn bộ hồ sơ này phải được lưu trữ theo đúng thời hạn luật định, bảo đảm nguyên vẹn, không bị hư hỏng, thất lạc trong suốt thời gian lưu trữ.
3.2. Đối với hồ sơ công chứng điện tử
Hiện nay, pháp luật cho phép lưu trữ song song hồ sơ công chứng dưới dạng điện tử, tuy nhiên:
Hồ sơ điện tử chưa hoàn toàn thay thế hồ sơ giấy;
Hồ sơ điện tử có giá trị hỗ trợ tra cứu, đối chiếu, quản lý dữ liệu;
Thời hạn lưu trữ hồ sơ điện tử không được ngắn hơn thời hạn lưu trữ hồ sơ giấy.
Như vậy, đối với văn bản thỏa thuận phân chia tài sản, hồ sơ điện tử cũng phải được lưu trữ ít nhất 20 năm, đồng thời tuân thủ các quy định về bảo mật thông tin.
4. Ý nghĩa của việc lưu trữ dài hạn đối với văn bản phân chia tài sản
Việc lưu trữ hồ sơ công chứng trong thời gian dài đối với văn bản thỏa thuận phân chia tài sản có ý nghĩa đặc biệt quan trọng:
Là chứng cứ xác định ý chí tự nguyện của các bên tại thời điểm giao kết;
Là căn cứ để Tòa án, cơ quan có thẩm quyền giải quyết tranh chấp về thừa kế, tài sản chung;
Bảo vệ trách nhiệm nghề nghiệp của công chứng viên khi có khiếu nại, tố cáo;
Góp phần bảo đảm an toàn pháp lý cho các giao dịch tài sản phát sinh sau đó.
Trong nhiều vụ tranh chấp kéo dài hàng chục năm, hồ sơ công chứng lưu trữ chính là tài liệu then chốt để xác định quyền và nghĩa vụ của các bên.
5. Hậu quả pháp lý nếu không lưu trữ đúng thời hạn
Việc không thực hiện đúng nghĩa vụ lưu trữ hồ sơ công chứng đối với văn bản thỏa thuận phân chia tài sản có thể dẫn đến:
Bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định pháp luật về công chứng;
Phát sinh trách nhiệm bồi thường thiệt hại nếu việc thất lạc hồ sơ gây thiệt hại cho người yêu cầu công chứng;
Làm suy giảm giá trị chứng cứ của văn bản khi có tranh chấp;
Ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín và trách nhiệm nghề nghiệp của tổ chức hành nghề công chứng và công chứng viên.
Kết luận
Thời hạn lưu trữ hồ sơ công chứng đối với văn bản thỏa thuận phân chia tài sản không chỉ là yêu cầu mang tính thủ tục mà là nghĩa vụ pháp lý có ý nghĩa lâu dài. Với đặc thù liên quan trực tiếp đến quyền tài sản, đặc biệt là bất động sản và di sản thừa kế, hồ sơ công chứng của loại văn bản này cần được lưu trữ ít nhất 20 năm, thậm chí lâu hơn trong thực tiễn. Việc tuân thủ nghiêm túc quy định về lưu trữ chính là nền tảng bảo đảm an toàn pháp lý cho giao dịch và phòng ngừa tranh chấp hiệu quả trong tương lai.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
