Lưu trữ hồ sơ công chứng hợp đồng song ngữ: Lưu ý pháp lý
Trong bối cảnh giao dịch dân sự, thương mại có yếu tố nước ngoài ngày càng phổ biến, hợp đồng song ngữ được công chứng trở thành một loại hình văn bản thường xuyên xuất hiện tại các tổ chức hành nghề công chứng. Tuy nhiên, không ít tranh chấp phát sinh xoay quanh việc lưu trữ hồ sơ công chứng hợp đồng song ngữ không đầy đủ, không thống nhất giữa các bản ngôn ngữ. Việc tuân thủ đúng nghĩa vụ lưu trữ hồ sơ công chứng trong trường hợp này không chỉ mang tính kỹ thuật nghiệp vụ mà còn có ý nghĩa quyết định đối với giá trị chứng cứ và trách nhiệm pháp lý của văn phòng công chứng.
1. Hợp đồng song ngữ công chứng và đặc thù pháp lý về lưu trữ hồ sơ
Hợp đồng song ngữ là hợp đồng được lập bằng hai ngôn ngữ trở lên, trong đó thường có một bản tiếng Việt và một bản tiếng nước ngoài. Trong hoạt động công chứng, hợp đồng song ngữ có thể được thể hiện dưới các hình thức:
Một văn bản duy nhất, trình bày song song hai ngôn ngữ;
Hai bản hợp đồng riêng biệt, mỗi bản bằng một ngôn ngữ;
Văn bản tiếng Việt kèm theo bản dịch đã được công chứng hoặc chứng thực.
Dù được thể hiện dưới hình thức nào, khi đã được công chứng hợp pháp, hợp đồng song ngữ đều phát sinh nghĩa vụ lưu trữ hồ sơ công chứng đầy đủ, thống nhất và có hệ thống.
2. Nghĩa vụ lưu trữ hồ sơ công chứng đối với hợp đồng song ngữ theo pháp luật hiện hành
2.1. Nghĩa vụ lưu trữ toàn bộ hồ sơ liên quan
Theo “Luật Công chứng 2014”, tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ công chứng do mình lập. Đối với hợp đồng song ngữ, nghĩa vụ này được hiểu là:
Lưu trữ toàn bộ các bản hợp đồng bằng các ngôn ngữ khác nhau;
Lưu trữ bản tiếng Việt và bản tiếng nước ngoài đã được sử dụng khi công chứng;
Lưu trữ bản dịch (nếu có), kèm theo thông tin người dịch và căn cứ xác nhận bản dịch.
Việc chỉ lưu trữ một bản tiếng Việt hoặc một bản tiếng nước ngoài trong khi hợp đồng thực tế được công chứng song ngữ là không đáp ứng yêu cầu pháp luật về lưu trữ hồ sơ công chứng.
2.2. Lưu trữ tài liệu chứng minh tính hợp pháp của bản dịch
Đối với hợp đồng song ngữ được lập thông qua bản dịch, hồ sơ công chứng phải bao gồm:
Văn bản gốc;
Bản dịch đã được công chứng hoặc chứng thực;
Thông tin về người dịch đủ điều kiện theo quy định pháp luật;
Tài liệu thể hiện việc công chứng viên đã kiểm tra, đối chiếu nội dung.
Đây là những tài liệu có ý nghĩa đặc biệt trong trường hợp phát sinh tranh chấp liên quan đến sai lệch nội dung giữa các bản ngôn ngữ.
>>> Xem thêm: 3 bước đơn giản để hoàn tất hồ sơ cùngdịch vụ làm sổ đỏ
2.3. Thời hạn lưu trữ hồ sơ công chứng hợp đồng song ngữ
Hợp đồng song ngữ, về bản chất, vẫn là hợp đồng, giao dịch dân sự, do đó thời hạn lưu trữ hồ sơ công chứng được áp dụng tương tự các hợp đồng thông thường, thường là ít nhất 20 năm theo quy định pháp luật về công chứng.
Trong thực tiễn, các hợp đồng song ngữ liên quan đến nhà đất, đầu tư, tài sản có giá trị lớn thường được lưu trữ lâu dài hoặc vĩnh viễn nhằm bảo đảm khả năng tra cứu khi phát sinh tranh chấp xuyên biên giới.
Nghĩa vụ lưu trữ hồ sơ công chứng đối với hợp đồng song ngữ không chỉ là yêu cầu mang tính thủ tục, mà là nền tảng bảo đảm giá trị pháp lý, giá trị chứng cứ và an toàn giao dịch trong các quan hệ dân sự có yếu tố nước ngoài. Việc lưu trữ không đầy đủ hoặc không thống nhất giữa các bản ngôn ngữ tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý nghiêm trọng, từ tranh chấp hợp đồng đến trách nhiệm bồi thường của tổ chức hành nghề công chứng. Do đó, tuân thủ chặt chẽ nghĩa vụ lưu trữ hồ sơ công chứng đối với hợp đồng song ngữ là yêu cầu bắt buộc trong hoạt động hành nghề công chứng hiện nay.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
