Trong hoạt động công chứng, không ít trường hợp các bên yêu cầu công chứng hợp đồng khi giấy tờ tùy thân, giấy tờ về tài sản hoặc giấy tờ pháp lý khác sắp hết hiệu lực. Việc công chứng vào thời điểm “cận hạn” này tưởng như không có vấn đề nếu giấy tờ vẫn còn giá trị tại thời điểm ký, nhưng thực tế lại tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý. Khi tranh chấp phát sinh, thời điểm công chứng và thời điểm hết hiệu lực của giấy tờ thường trở thành trọng tâm xem xét trách nhiệm của công chứng viên. Do đó, phân tích rủi ro pháp lý khi công chứng hợp đồng vào thời điểm cận ngày hết hiệu lực giấy tờ là vấn đề có ý nghĩa thực tiễn cao.
1. Giá trị pháp lý của giấy tờ tại thời điểm công chứng
1.1. Nguyên tắc xác định hiệu lực giấy tờ
Về nguyên tắc, giấy tờ chỉ có giá trị pháp lý trong thời hạn hiệu lực được pháp luật quy định hoặc được cơ quan có thẩm quyền ghi nhận. Khi giấy tờ đã hết hạn, việc sử dụng để xác lập, chứng minh quyền và nghĩa vụ dân sự có thể không còn giá trị pháp lý.
Trong công chứng, thời điểm kiểm tra hiệu lực giấy tờ là thời điểm công chứng, không phải thời điểm giao dịch được thực hiện trên thực tế.
1.2. Thời điểm công chứng và giá trị văn bản công chứng
Theo Điều 2 Luật Công chứng 2014: “Văn bản công chứng có hiệu lực kể từ ngày được công chứng viên ký và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng”.
Điều này có nghĩa, nếu tại thời điểm ký và đóng dấu, giấy tờ vẫn còn hiệu lực về mặt hình thức, văn bản công chứng không đương nhiên vô hiệu. Tuy nhiên, vấn đề pháp lý không chỉ dừng lại ở hình thức.
2. Các loại giấy tờ thường phát sinh rủi ro khi cận ngày hết hiệu lực
2.1. Giấy tờ tùy thân của chủ thể giao dịch
Trong thực tiễn, rủi ro thường phát sinh đối với:
Chứng minh nhân dân cũ đã sắp hết hạn sử dụng
Hộ chiếu sắp hết thời hạn
Giấy tờ cư trú có thời hạn đối với người nước ngoài
Nếu giấy tờ hết hiệu lực ngay sau thời điểm công chứng, tranh chấp dễ phát sinh về năng lực chủ thể tại thời điểm xác lập giao dịch.
2.2. Giấy tờ về tài sản hoặc quyền tài sản
Một số loại giấy tờ về tài sản có thời hạn nhất định như:
Văn bản ủy quyền
Quyết định giao đất, cho thuê đất có thời hạn
Giấy phép, chấp thuận đầu tư gắn với quyền tài sản
Việc công chứng hợp đồng khi các giấy tờ này sắp hết hiệu lực có thể làm phát sinh tranh chấp về phạm vi quyền được chuyển giao.
3. Rủi ro pháp lý phát sinh từ thời điểm công chứng cận hạn giấy tờ
3.1. Nguy cơ bị tranh chấp về năng lực chủ thể
Theo Điều 117 Bộ luật Dân sự 2015: “Giao dịch dân sự có hiệu lực khi chủ thể có năng lực pháp luật dân sự, năng lực hành vi dân sự phù hợp với giao dịch được xác lập”.
Nếu sau thời điểm công chứng rất ngắn, giấy tờ tùy thân hết hiệu lực, một bên có thể cho rằng việc xác minh nhân thân, năng lực chủ thể tại thời điểm công chứng là không bảo đảm, từ đó yêu cầu tuyên giao dịch vô hiệu.
3.2. Rủi ro bị cho là xác lập giao dịch khi quyền không còn ổn định
Trong trường hợp giấy tờ về tài sản sắp hết hiệu lực, bên còn lại hoặc người thứ ba có thể lập luận rằng:
Quyền tài sản tại thời điểm công chứng không còn ổn định
Giao dịch được xác lập trong bối cảnh quyền sắp chấm dứt
Việc công chứng không bảo đảm an toàn pháp lý
Điều này đặc biệt rủi ro đối với các hợp đồng chuyển nhượng, thế chấp, góp vốn bằng quyền tài sản.
4. Trách nhiệm của công chứng viên khi công chứng vào thời điểm cận hạn
4.1. Nghĩa vụ kiểm tra hiệu lực giấy tờ
Theo Điều 7 Luật Công chứng 2014: “Công chứng viên phải kiểm tra tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch”.
Nghĩa vụ này bao gồm việc:
Kiểm tra thời hạn hiệu lực của giấy tờ
Đánh giá khả năng phát sinh rủi ro pháp lý sau thời điểm công chứng
Cân nhắc việc yêu cầu bổ sung, gia hạn hoặc làm rõ giấy tờ
4.2. Nghĩa vụ giải thích và cảnh báo rủi ro
Theo Điều 41 Luật Công chứng 2014: “Công chứng viên có trách nhiệm giải thích cho người yêu cầu công chứng quyền, nghĩa vụ và hậu quả pháp lý của việc giao kết hợp đồng”.
Trong trường hợp giấy tờ sắp hết hiệu lực, công chứng viên cần giải thích rõ:
Văn bản công chứng không làm kéo dài hiệu lực giấy tờ
Quyền, nghĩa vụ có thể bị ảnh hưởng khi giấy tờ hết hạn
Rủi ro tranh chấp có thể phát sinh sau này
Việc không giải thích đầy đủ có thể làm phát sinh trách nhiệm pháp lý.
5. Nguy cơ trách nhiệm bồi thường và xử lý kỷ luật
Theo Điều 38 Luật Công chứng 2014: “Tổ chức hành nghề công chứng phải bồi thường thiệt hại do lỗi của công chứng viên gây ra trong khi hành nghề”.
Nếu công chứng viên vẫn thực hiện công chứng trong điều kiện:
Nhận thức rõ giấy tờ sắp hết hiệu lực
Không cảnh báo rủi ro
Không làm rõ hậu quả pháp lý
thì khi thiệt hại xảy ra, trách nhiệm bồi thường và trách nhiệm nghề nghiệp có thể được đặt ra.
6. Ví dụ thực tiễn
Một hợp đồng ủy quyền được công chứng khi hộ chiếu của bên ủy quyền chỉ còn hiệu lực 3 ngày. Sau khi hộ chiếu hết hạn, bên được ủy quyền thực hiện giao dịch thì phát sinh tranh chấp. Bên còn lại cho rằng việc công chứng trong thời điểm cận hạn đã không bảo đảm xác minh đầy đủ nhân thân và yêu cầu tuyên giao dịch vô hiệu. Tòa án đã xem xét kỹ thời điểm công chứng, hồ sơ lưu trữ và trách nhiệm giải thích của công chứng viên để xác định trách nhiệm pháp lý liên quan.
Công chứng hợp đồng vào thời điểm cận ngày hết hiệu lực giấy tờ không phải lúc nào cũng trái pháp luật, nhưng tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý đáng kể. Việc nhận diện đúng mối quan hệ giữa thời điểm công chứng và hiệu lực giấy tờ, cùng với trách nhiệm thận trọng của công chứng viên, là yếu tố then chốt để bảo đảm an toàn pháp lý cho giao dịch và hạn chế tranh chấp phát sinh trong thực tiễn.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
