Công chứng văn bản khai nhận di sản khi không xác định được tài sản
Trong thực tế, nhiều gia đình gặp phải tình huống mất hồ sơ tài sản, khiến việc công chứng văn bản khai nhận di sản gặp khó khăn hoặc bị từ chối tiếp nhận hồ sơ. Khi không xác định được tài sản hoặc thiếu giấy tờ chứng minh quyền sở hữu, việc chứng minh nguồn gốc di sản càng trở nên phức tạp, dễ dẫn đến tranh cãi về quyền thừa kế. Để hạn chế rủi ro, người yêu cầu công chứng cần hiểu rõ quy định pháp luật, hướng xử lý trong trường hợp không còn giấy tờ gốc và các bước bổ sung chứng cứ cần thiết. Bài viết dưới đây trình bày chi tiết giải pháp và thủ tục áp dụng theo thực tiễn công chứng hiện nay.
>>> Xem thêm: Trải nghiệm một ngày làm việc ởvăn phòng công chứng — có gì đặc biệt?
1. Căn cứ pháp lý khi mất giấy tờ tài sản
Trong trường hợp không còn hồ sơ chứng minh quyền sở hữu tài sản, công chứng viên sẽ dựa vào các nguồn pháp lý sau để xem xét:
“Điều 612 Bộ luật Dân sự 2015” quy định về di sản, bao gồm tài sản thuộc quyền sở hữu của người chết;
“Điều 57 Luật Công chứng 2014” về công chứng văn bản khai nhận di sản, yêu cầu phải có giấy tờ chứng minh tài sản;
Các văn bản về đăng ký đất đai, đăng ký tài sản liên quan (sổ đỏ, sổ hồng, giấy đăng ký xe…).
Quy định chung: Không có giấy tờ tài sản hợp lệ thì không thể công chứng văn bản khai nhận di sản, trừ khi chứng minh được quyền sở hữu theo hình thức thay thế.
2. Vì sao mất hồ sơ tài sản khiến hồ sơ công chứng bị dừng?
Việc công chứng chỉ thực hiện khi tài sản là di sản hợp pháp và thuộc sở hữu của người đã chết. Nếu hồ sơ tài sản bị mất, công chứng viên không có cơ sở để:
Xác định tài sản có tồn tại hay không;
Xác định tài sản có thuộc sở hữu của người chết;
Kiểm tra tình trạng pháp lý của tài sản (có tranh chấp, kê biên, thế chấp…);
Xác định phần quyền của những người liên quan.
Do đó, nhiều hồ sơ bị từ chối với lý do: “Không có giấy tờ chứng minh quyền sở hữu, không đủ căn cứ để công chứng văn bản khai nhận di sản”.
>>> Xem thêm: Hướng dẫn pháp lý chi tiết cho Di chúc
3. Các hướng xử lý khi không còn giấy tờ tài sản
3.1. Xin cấp lại hoặc trích lục giấy tờ tài sản
Đây là giải pháp phổ biến nhất. Tùy loại tài sản, người thừa kế có thể yêu cầu:
Xin cấp lại sổ đỏ/sổ hồng theo “Điều 77 Nghị định 43/2014/NĐ-CP” (về đăng ký đất đai);
Xin trích lục hồ sơ địa chính tại Văn phòng đăng ký đất đai;
Xin cấp lại giấy đăng ký xe tại cơ quan công an;
Xin trích lục hồ sơ nhà ở, công trình xây dựng.
Trích lục do cơ quan nhà nước cấp có giá trị thay thế bản gốc để chứng minh quyền sở hữu khi công chứng.
Một số tài sản có thể xác nhận quyền sở hữu thông qua tài liệu khác như:
Hợp đồng mua bán, tặng cho nhưng chưa kịp sang tên;
Biên lai nộp thuế nhà đất;
Quyết định giao đất/cho thuê đất;
Hồ sơ cấp phép xây dựng;
Giấy tờ lưu trữ tại ngân hàng, cơ quan thuê kho.
Công chứng viên sẽ xem xét tính phù hợp và có thể yêu cầu đối chiếu tại cơ quan quản lý.
>>> Xem thêm: Cách chọn văn phòng công chứng đáng tin cậy cho công chứng thừa kế
3.3. Xác minh tại UBND hoặc cơ quan đăng ký đất đai
Nếu người thừa kế không có giấy tờ, công chứng viên có thể đề nghị:
UBND xã/phường xác nhận tình trạng sử dụng đất;
Văn phòng đăng ký đất đai xác nhận chủ sử dụng trên hệ thống;
Tổ dân phố/khu dân cư xác nhận nguồn gốc nhà, đất.
Các xác nhận này giúp chứng minh tài sản thực tế thuộc quyền người chết, từ đó có thể đủ căn cứ lập văn bản khai nhận di sản.
3.4. Trường hợp không thể phục hồi hồ sơ tài sản
Nếu các cơ quan nhà nước trả lời rằng không có thông tin về tài sản, thì:
Công chứng viên không thể lập văn bản khai nhận di sản;
Người thừa kế buộc phải nộp đơn khởi kiện tranh chấp tài sản hoặc yêu cầu Tòa án xác định quyền sở hữu trước khi quay lại công chứng.
4. Quy trình công chứng khi hồ sơ tài sản chưa đầy đủ
Bước 1: Nộp yêu cầu công chứng
Người yêu cầu nêu rõ: tài sản là gì, đã mất giấy tờ khi nào, đã thực hiện những biện pháp phục hồi nào.
Bước 2: Công chứng viên kiểm tra chứng cứ thay thế
Bao gồm trích lục, xác nhận từ cơ quan nhà nước, tài liệu bổ sung.
Bước 3: Xác minh thực tế (nếu cần)
Công chứng viên có quyền yêu cầu cơ quan có thẩm quyền hỗ trợ xác minh theo “Điều 40 Luật Công chứng 2014”.
Bước 4: Soạn thảo văn bản khai nhận di sản
Chỉ được thực hiện khi tài sản đã được chứng minh hợp pháp.
Bước 5: Công chứng và lưu trữ hồ sơ
Văn bản sẽ có giá trị pháp lý như trường hợp có đủ giấy tờ gốc.
5. Những lưu ý quan trọng để tránh bị từ chối hồ sơ
Chuẩn bị tất cả chứng cứ phụ trước khi đến văn phòng công chứng;
Nên làm đơn trình bày hoàn cảnh mất hồ sơ tài sản để công chứng viên xem xét dễ hơn;
Nếu tài sản là đất đai, nên kiểm tra trước trên hệ thống cơ quan đăng ký đất đai để tránh mất thời gian;
Không nên tự ý xác lập văn bản cam kết thay cho giấy tờ tài sản vì không có giá trị pháp lý;
Khi nghi ngờ hồ sơ có rủi ro tranh chấp, nên tham khảo ý kiến luật sư.
Kết luận
Trường hợp mất hồ sơ tài sản không phải là lý do khiến việc công chứng khai nhận di sản trở nên bất khả thi. Tuy nhiên, người thừa kế phải có trách nhiệm phục hồi giấy tờ hoặc cung cấp chứng cứ thay thế để chứng minh quyền sở hữu của người chết. Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ ngay từ đầu sẽ giúp quá trình công chứng diễn ra nhanh chóng, minh bạch và hạn chế tranh chấp phát sinh.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
